为加强档案管理工作，提高档案工作质量，更好地为单位工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及有关档案管理的规定，结合本基金会档案工作的实际，制定本制度。
一、档案立卷归档制度
1. 凡是在基金会日常工作及重大活动中直接形成的应当归档并具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史真实记载。
2. 承办人员应将办理完毕或工作中形成的文件材料，及时主动地交档案管理员立卷归档，集中管理，任何人不得据为已有。
3. 档案管理员负责收集全部应归档材料。在每年六月底前对上一年度的档案按规定立卷归档。
4. 电子文件实行集中统一管理，档案管理员应及时做好归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用。
二、档案库房管理制度
1. 档案库房是存入各类档案的重地，库房钥匙由专人保管，非档案室人员不得入内。
2. 库房要做好防火、防盗、防高温、防潮湿等设施，并采取必要的预防措施和设置必要设备，确保档案的安全。
3. 库房内经常保持整齐、整洁，定时检查库房，关好门窗，注意电源，清理废纸等易燃物品，确保库房安全。
4. 库房内档案分类存放，制定存放方案，便于查找，不得在库房内存放个人物品或堆放杂物。
5. 档案管理员调动工作时，应在离职前办好档案库房的交接手续。
三、档案查阅利用制度
1. 本单位档案供本单位查阅利用，查阅档案资料时需办理查阅登记手续，填写“借阅登记表”。
2. 外单位查阅档案资料，须持所在单位介绍信，经秘书长审批后，予以查阅。
3. 查阅档案，只限于在指定场所进行，未经秘书长批准，不得将案卷带出档案室，不得查阅无关档案。
4. 档案保护，不得将档案任意拆卷、撕页、污损、涂改、划杠、折角、添字等，如有违反按相关规定处理。
四、档案保密制度
1. 档案管理员要严格遵守国家法规的保密纪律，不得泄露所藏档案的内容，不准出卖、盗窃档案机密，违者按情节依法惩处。
2. 密级文件、资料，统一由专人收拆登记，发送时不得以普通邮件寄发。保密的电子档案数据信息不得直接或间接与互联网或其他公共信息网络连接，必须实行物理隔离。
3. 严格执行保密纪律，不得在公共场所、投稿、通讯、通电中，泄漏机密事项。
4. 机密、秘密文件和资料，只限于直接需要的部门和人员使用，查阅时须经秘书长批准。
五、档案鉴定和销毁
1. 档案的鉴定应坚持全面的、历史的、发展的观点，严肃而认真地去复审和制定每一件档案的价值。
2. 经鉴定对已失去利用价值和保存价值的档案材料，需销毁的，经理事会批准后，编造销毁清册，未经登记造册，不得擅自销毁档案。
3. 销毁档案时，要有两人以上监销，监销人员在销毁前应认真清点核对，在销毁清册上签章，销毁清册应全宗卷永久保存。
4. 严禁任何人、任何部门擅自销毁各类档案。
六、档案管理员工作职责
1. 热爱本职工作，刻苦钻研业务，努力提高工作效率，为本单位档案建设服务。
2. 加强与各级、各部门的联系，做好本单位需归档文件材料的收集整理工作，保证档案完整和及时归档。
3 坚持原则，保守机密，严格执行档案管理制度、查阅制度和重大事项报告制度，防止失密、泄密等事故发生。
4. 自觉做好档案数据的维护与管理，定期检查电子档案的保管情况、检测电子档案的可用性，保证数字档案的安全。
5. 积极开展档案利用，及时、准确、迅速地提供各种档案，为本单位各项工作和领导决策服务。
6. 切实做好库房的各项防护和保管工作，做到档案无丢失、无霉变、无差错。
七、本制度经基金会理事会通过后实施，原《南京审计学院教育发展基金会档案管理制度》（2012年）作废。
八、本制度未尽事宜参照南京审计大学档案管理有关规定执行。
九、本制度由基金会理事会负责解释。
